الشؤون الادارية والمالية

الارتباط التنظيمي :

يرتبط مباشرة بمدير عام التربية والتعليم .

ـ الهدف العام :

تقديم كافة الخدمات الإدارية والمالية لمختلف الوحدات الإدارية والمدارس التابعة للإدارة في المنطقة أو المحافظة التعليمية وذلك بما يساعد على أداء مهامها وزيادة فاعليتها .

ـ المهام :

1 ـ الإشراف على كافة الإجراءات المالية والمستندية من إعداد للميزانية السنوية للإدارة ، وتأمين المشتريات، وإجراءات المستودعات، وقيودات مراقبة المخزون ،وفق الأنظمة واللوائح والتعليمات .

2 ـ الإشراف على كافة الإجراءات الإدارية من التعيين والنقل والترقية والإعارة والانتداب وإنهاء الخدمة ومنح العلاوات والبدلات ومكافآت الموظفين والحوافز والإجازات بالإضافة لإجراءات الاتصالات الإدارية، وفق الأنظمة واللوائح والتعليمات والصلاحيات المفوضة.

3 ـ الإشراف على تقديم الخدمات العامة للإدارة   .

4 ـ العمل على  توفير احتياجات الإدارة من القوى العاملة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

5 ـ الإشراف على خطة تنظيم وتطوير أداء مركز الاتصالات الإدارية،وتطبيق تقنيات الاتصالات .

6 ـ تخطيط وتوجيه عمليات خدمات حركة وسائط النقل للإدارة وللوحدات الإدارية المرتبطة بها ،وتأمين الهواتف وأجهزة الاتصال الأخرى للإدارة والمدارس  .

7 ـ العمل على تطوير الأداء في الوحدات الإدارية المرتبطة به وإعداد الدراسات اللازمة لذلك.

8 ـ الإشراف على إعداد مشروع الميزانية السنوية لقطاعات الإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بالإدارة  .

9 ـ الإشراف على تحديد الاحتياجات التدريبية والتأهيلية للعاملين بالإدارة.

10 ـ الإشراف على إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير عام التربية والتعليم.

11 ـ أية مهام أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه.

الاقسام التابعة

قسم شئون الموظفين  .....    قسم الشئون المالية   .....      قسم الحركة والصيانة

قسم المستودع    .......  قسم مراقبة المخزون  ....... جميع المندوبيات ... المشتريات

إدارة الشؤون المالية

الهدف العام :

تقديم كافة الخدمات المالية والحسابية للإدارة وفقاً للأنظمة واللوائح والتعليمات .

المهام :

1 ـ القيام بكافة الأعمال المحاسبية من ارتباطات وصرف مستحقات وصرف السلف وتسديدها ومسك الدفاتر والسجلات حسب التعليمات والأوامر والأنظمة واللوائح .

2 ـ تنفيذ الأنظمة واللوائح المالية ومتابعة حركة بنود الميزانية المعتمدة مع ملاحظة التحقق من سلامة التصرفات المالية وعدم تجاوز اعتمادات الميزانية.

3 ـ استكمال إجراءات البت في استئجار المباني للمدارس والمباني الإدارية والملاحق وإضافة الغرف وإخلاء المباني وتدقيق معاملات صرف أجور تلك المباني وتأديتها في السجلات الخاصة بذلك.

4 ـ تسجيل الاعتمادات في دفاتر الارتباطات كل حسب نوعه ثم القيام بالقيد أولاً بأول للمبالغ التي وافقت الجهات المعنية على الارتباط بها بوصفها صاحبة الاختصاص في إعطاء تأشيرة الارتباط المالي.

5 ـ استلام كافة إشعارات الإيرادات وأوامر القبض وتسجيلها وعمل التسويات اللازمة لها والرد على الاستفسارات والملاحظات الخاصة بها.

6 ـ إعداد جداول الحساب الشهري نموذج رقم (20) بعد إقفال الحسابات الشهرية ومطابقتها وإرسالها للجهات ذات العلاقة.

13 ـ إعداد الملاحظات حول النظم المالية والأساليب المحاسبية المناسبة لتحقيق أعلى كفاءة في تجميع وتسجيل وتبويب وتحليل البيانات وتفسيرها.

14 ـ اتخاذ كافة إجراءات فتح حسابات الاعتمادات المستندية في حالة الحاجة لها.

15 ـ إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

16 ـ تنظيم المعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.

17 ـ تحديد الاحتياجات التدريبية والمستلزمات الإدارية والفنية الخاصة بالإدارة ومتابعة توفيرها.

18 ـ إعداد التقارير عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير الشئون الإدارية والمالية.

19 ـ أية مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

التنظيم الداخلي للإدارة .

يرتبط بإدارة الشؤون المالية الأقسام التالية .

1 ـ قسم الأجور .

2 ـ قسم التدقيق .

3 ـ قسم المحاسبة .

إدارة المستودعات

الهدف العام :

العمل على تخزين المواد والأدوات والمعدات والأجهزة اللازمة للإدارة والمحافظة عليها وتلبية احتياجات وحدات الإدارة من الأصناف المخزونة.

المهام :

1 ـ المشاركة في تحديد احتياج الإدارة من المواد والمعدات والأجهزة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة .

2 ـ استلام المواد والأجهزة والمعدات وكافة المستلزمات المؤمنة للإدارة  بعد استيفاء كافة إجراءات الشراء النظامية.

3 ـ الإشراف على المستودعات الفرعية للإدارة  ومتابعة تطبيقها لقواعد وإجراءات المستودعات.

4 ـ صرف الأصناف التي تحتاج إليها إدارات وأقسام ومدارس الإدارة، وفقاً لأوامر الصرف.

5 ـ تخزين الأصناف وفقاً لأسس التخزين السليمة.

6 ـ التأكد من مطابقة المواد والمعدات للمواصفات المطلوبة والتحقق من الصنف وصحة العدد والوزن والمقاس طبقاً للمعايير الموضوعة والعينات النموذجية بالتنسيق في ذلك مع إدارة مراقبة المخزون.

7 ـ قبول واستلام الرجيع والمحافظة عليه لحين التصرف فيه طبقاً للقواعد المتبعة في هذا الشأن.

8 ـ مراقبة حركة الوارد والمنصرف والحد الأدنى والأعلى ونقطة الشراء.

9 ـ قيدحركة الأصناف في بطاقات الصنف من واقع المستندات المؤيدة وحفظ صور المستندات.

10 ـ توفير وسائل الأمن والسلامة في مستودعات الإدارة .

11 ـ المحافظة على المخزون والعمل على حمايته من التلف والضياع واتخاذ الإجراءات اللازمة للتخلص من الأصناف الراكدة والمستغنى عنها.

12 ـ تنظيم عمليات التعبئة والشحن والنقل وتهيئة الوسائل المناسبة لها داخل المستودعات وخارجها عند الاستلام والتسليم والتوصيل طبقاً للمواعيد المحددة.

13 ـ إجراء الجرد السنوي في نهاية كل عام مالي،بالإضافة للمطابقة الدورية القيدية والمفاجئة من قبل إدارة مراقبة المخزون وفقاً للمادة (27) من قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية .

14 ـ تطبيق قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية على جميع عمليات الاستلام والصرف والإرجاع .

15 ـ تنظيم القوائم الدورية بحركة الأصناف وتقديم كافة البيانات والإحصاءات المخزنية عند الطلب.

16 ـ إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

17 ـ الإشراف على تنظيم المعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.

18 ـ تحديد الاحتياجات التدريبية والمستلزمات الإدارية والفنية الخاصة بالإدارة ومتابعة توفيرها.

19 ـ إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير الشئون الإدارية والمالية.

إدارة مراقبة المخزون

الهدف العام :

ضمان الرقابة على حركة الأصناف في مستودعات الإدارة ،وضمان عدم وجود فائض أو نقص في الأصناف المخزونة.

المهام :

1 ـ مسك بطاقات مراقبة صنف المستودعات مناظرة لبطاقات الصنف وبهذا تتم الرقابة على حركة الأصناف في مستودعات الإدارة  .

2 ـ مسك بطاقات عهدة الأصناف المستديمة المصروفة كعهدة شخصية للموظفين وكذا بطاقات الأصناف المستديمة المصروفة كعهد للإدارات والأقسام والمواقع التابعة للإدارة .

3 ـ تشكيل لجان الجرد الكلي لجميع مستودعات الإدارة في نهاية كل سنة مالية ومباشرة الجرد وقفل الأرصدة وتدقيق البيانات ثم بعثها للجهة المختصة.

4 ـ حفظ المستندات المؤيدة للقيود .

5 ـ تشكيل لجان جرد العهد المستديمة بجميع إدارات وأقسام ومدارس الإدارة والمواقع وكذا العهد الشخصية وإجراء مناقلة تلك العهد.

6 ـ القيام بكل ما يتعلق بإجراءات ضبط قيود حركة الأصناف في البطاقات.

7 ـ متابعة الأعيان المسترجعة والاشتراك مع اللجان الخاصة بالبيع أو الإتلاف بعد أخذ موافقة وزارة المالية وذلك بعد إتمام عملية إسقاط العهدة من الجهة الراجعة في بطاقات العهدة نموذج رقم (8).

8 ـ متابعة مسببات تلف وفقدان الأعيان واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.

9 ـ حصر ومتابعة الأصناف التي يتقرر إصلاحها أو منحها أو بيعها أو إتلافها بموجب تقارير دورية ترسل لمدير الشؤون الإدارية والمالية.

10 ـ تزويد الجهات ذات العلاقة بالبيانات والمعلومات المستودعية اللازمة في حال حدوث عجز أو فقد أو تلف أو غير ذلك كتقدير الاحتياجات السنوية.

11 ـ فحص البيانات الخاصة بالراكد والمكدس من المخزون وإبداء التوصيات بشأنها.

12 ـ تقرير ما يلزم من تخزين الأصناف وصرفه.

13 ـ إجراء مطابقة شهرية للأرصدة الفعلية لبعض الأصناف في مستودعات الإدارة مع ما يقابلها من أرصدة مسجلة في بطاقات مراقبة الصنف للتحقق من انتظام القيود.

14 ـ الحد من عدد الأصناف المتشابهة وفقاً للمقاييس التي تضعها الهيئة العربية السعودية للمواصفات والمقاييس.

15 ـ إعداد البيانات عن قيمة العجز والزيادة في أرصدة الأصناف من واقع استمارات وتقارير لجان الجرد أو تقارير ديوان المراقبة العامة.

16 ـ إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

17 ـ الإشراف على تنظيم المعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.

18 ـ تحديد الاحتياجات التدريبية والمستلزمات الإدارية والفنية الخاصة بالإدارة ومتابعة توفيرها.

19 ـ إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير الشؤون الإدارية والمالية.

20 ـ أية مهام أخرى تكلف به في مجال اختصاصها.

مركز الاتصالات الإدارية

الهدف العام :

العمل على تنظيم عملية استقبال وتوجيه جميع المراسلات الواردة والصادرة من وإلى الإدارة، وتوزيع المراسلات داخل الإدارة  وخارجها ،وتنظيم الملفات النشطة وحفظ الملفات غير النشطة.

المهام :

1 ـ استقبال جميع المراسلات والمكاتبات الواردة للإدارة واستلامها وإكمال إجراءات قيدها وإحالتها للوحدات المختصة بالإدارة مع مراعاة عدم فض المرسلات الخاصة والسرية منها إلا من ذوي الشأن .

2 ـ استلام جميع المراسلات والمكاتبات الصادرة لخارج الإدارة  وتسجيلها وإرسالها لجهاتها.

3 ـ مسك ملف عام تحفظ فيه صورة واحدة فقط من كل خطاب صادر.

4 ـ وضع التنظيم اللازم لملفات المركز النشطة وغير النشطة وحفظها وصيانتها من التلف بشكلها الأصلي وإعداد صور لها .

5 ـ العمل على نقل وتوزيع المراسلات الخاصة بالمركز داخل الإدارة وخارجها.

6 ـ إعداد مشروع الميزانية السنوية للمركز بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

7 ـ الإشراف على تنظيم المعلومات الخاصة بالمركز وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.

8 ـ تحديد الاحتياجات التدريبية والمستلزمات الإدارية والفنية الخاصة بالمركز ومتابعة توفيرها.

9 ـ إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات المركز ومعوقات الأداء فيه وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير الشؤون الإدارية والمالية .

10 ـ أية مهام أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه.

مندوبيات التربية والتعليم

الهدف العام :

مساعدة إدارة التربية والتعليم للبنات بالمنطقة أو المحافظة على تسهيل تنفيذ خطط وبرامج الإدارة الإدارية والمالية والخدمية للمدارس وفروع الإدارة الأخرى والمرتبطة بالمندوبية .

المهام :

1ـ تقدير احتياجات المدارس التابعة للمندوبية من المستخدمين والمستخدمات والسائقين والحراس،والتجهيزات المدرسية والعمل على توفيرها بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بإدارة التربية والتعليم .

2ـ متابعة توفير وقيام وسائل النقل للطالبات بعملها وفق التنظيمات ، والعقود مع القطاع الخاص والأفراد ،وتأمين لوازمها من محروقات وقطع غيارها للمملوك منها للوزارة  بالتنسيق مع الجهة المختصة بالإدارة .

3ـ توفير المياه والكهرباء والهاتف والصرف الصحي لمدارس البنات والوحدات الإدارية الأخرى في القرى والهجر التي لا تتوفر فيها تلك الخدمات .

4ـ استلام احتياجات المدارس من التجهيزات المدرسية والمقررات والوسائل التعليمية وتوزيعها على المدارس التابعة للمندوبية .

5ـ إعداد وصرف المستحقات المالية للعاملين والعاملات في المدارس التابعة للمندوبية،وتأديتها بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بالإدارة .

6ـ البحث عن المباني المطلوب استئجارها للمدارس وإكمال الإجراءات اللازمة بهذا الخصوص ورفعها للإدارة .

7ـ البحث عن الأراضي المناسبة لبناء المدارس وإقامة المشاريع التعليمية عليها ورفع النتيجة للإدارة .

8 ـ تنظيم المعلومات الخاصة بالمندوبية وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.

9ـ تحديد الاحتياجات التدريبية لمنسوبي المندوبية.

11ـ إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات المندوبية ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير الشؤون الإدارية والمالية بإدارة التربية والتعليم للبنات بالمنطقة أو المحافظة .

12ـ أية مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.